Viele Unternehmer gehen noch immer davon aus, dass Personalakten weiterhin überwiegend in Papierform geführt werden können. Formal stimmt das derzeit noch: Eine generelle gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte existiert auch im Jahr 2026 nicht. In der Praxis entwickelt sich die Rechtslage jedoch eindeutig in eine andere Richtung. Schritt für Schritt führt der Gesetzgeber digitale Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ein – insbesondere im Bereich der sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen. Spätestens zum 1. Januar 2027 wird sich die Situation deutlich verändern:
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