Unternehmen mit hohen Bareinnahmen sollten ihre Kassenführung überprüfen: Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt erneut, wie schnell Mängel bei einer offenen Ladenkasse zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führen können. Gleichzeitig plant der Gesetzgeber einen grundlegenden Systemwechsel. Nach einem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums soll für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro grundsätzlich eine Pflicht zur Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems eingeführt werden.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 25. März 2026 (Az. X R 19/23) klargestellt: Wer eine offene Ladenkasse verwendet, muss seine Bareinnahmen so dokumentieren, dass die Ermittlung der Tageseinnahmen nachvollziehbar bleibt. Fehlen bei behaupteten täglichen Kassenstürzen die entsprechenden Aufzeichnungen und lässt sich später nicht mehr feststellen, wie die aufgezeichneten Tageseinnahmen ermittelt wurden, liegt ein formeller Mangel vor. Dieser kann das Finanzamt zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen berechtigen. (Bundesfinanzhof)
Damit steigt insbesondere für bargeldintensive Betriebe der Druck, ihre Kassenorganisation lückenlos und nachvollziehbar zu gestalten. Gleichzeitig könnte die offene Ladenkasse für zahlreiche Unternehmen künftig ohnehin an Bedeutung verlieren: Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht vorgelegt. Vorgesehen ist eine Kassenpflicht ab einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro. Die Kombination aus verschärfter Rechtsprechung und geplanter gesetzlicher Neuregelung macht deutlich: Unternehmen sollten das Thema Kassenführung nicht erst bei der nächsten Betriebsprüfung angehen.
Offene Ladenkasse bleibt zulässig – aber die Anforderungen sind hoch
Bislang besteht in Deutschland grundsätzlich keine allgemeine Verpflichtung, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen. Unternehmen können daher – soweit keine andere Verpflichtung entgegensteht – weiterhin eine offene Ladenkasse verwenden.
Gerade in Gastronomie, Einzelhandel, Markt- und Imbissbetrieben sowie anderen Branchen mit zahlreichen Bargeschäften ist diese Form der Kassenführung noch anzutreffen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass bei einer offenen Ladenkasse geringere Anforderungen an die steuerliche Nachvollziehbarkeit gelten.
Genau das verdeutlicht das aktuelle BFH-Urteil.
Im entschiedenen Fall ging es um einen Imbissbetrieb. Die Klägerin hatte handschriftliche monatliche Listen geführt, in denen die Tageseinnahmen erfasst wurden. Sie konnte jedoch keine Aufzeichnungen über die von ihr behaupteten täglichen Auszählungen des Kassenbestands vorlegen. Damit ließ sich nachträglich nicht mehr nachvollziehen, wie die jeweiligen Tageseinnahmen tatsächlich ermittelt worden waren.
Der BFH sieht in einer solchen fehlenden Kassensturzfähigkeit einen formellen Mangel. Die Kassenführung muss also so organisiert sein, dass sich der rechnerische Kassenbestand mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld überprüfen lässt. (Bundesfinanzhof)
Fehlerhafte Kassenführung kann zur Schätzung führen
Für Unternehmer kann ein solcher formeller Mangel erhebliche Konsequenzen haben.
Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß und bestehen deshalb Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der erklärten Ergebnisse, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.
Das bedeutet in der Praxis häufig: Das Finanzamt ermittelt zusätzliche Umsätze und Gewinne und erhöht entsprechend die steuerliche Bemessungsgrundlage.
Das BFH-Urteil enthält allerdings auch eine für Steuerpflichtige wichtige Aussage: Das Finanzamt hat bei der Wahl seiner Schätzungsmethode keinen völlig freien Spielraum.
Sind mehrere Schätzungsmethoden möglich, sind grundsätzlich diejenigen Methoden vorzuziehen, die die größere Wahrscheinlichkeit bieten, die tatsächlichen Verhältnisse des konkreten Betriebs abzubilden. Der BFH betont insbesondere, dass der innere Betriebsvergleich gegenüber einem äußeren Betriebsvergleich regelmäßig die zuverlässigere Schätzungsmethode darstellen kann. (Bundesfinanzhof)
Im konkreten Verfahren hatte das Finanzgericht eine eigene Schätzung anhand eines äußeren Betriebsvergleichs vorgenommen. Diese Vorgehensweise hielt der BFH nicht für ausreichend nachvollziehbar und verwies den Fall zur erneuten Prüfung zurück.
Für Unternehmen ist dies ein wichtiger Unterschied: Ein Kassenmangel kann eine Schätzung ermöglichen – er erlaubt dem Finanzamt aber nicht automatisch jede beliebige Höhe oder Methode der Hinzuschätzung.
Jetzt kommt zusätzlich die Kassenpflicht
Während die Rechtsprechung die Anforderungen an die offene Ladenkasse konkretisiert, plant der Gesetzgeber einen wesentlich weitergehenden Schritt.
Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 einen Referentenentwurf für ein „Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“ veröffentlicht.
Nach dem Entwurf sollen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro grundsätzlich verpflichtet werden, ein elektronisches Aufzeichnungssystem einzusetzen, das den Anforderungen des § 146a AO entspricht. Die Aufzeichnungen sollen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung – die sogenannte TSE – geschützt werden. (Bundesministerium der Finanzen)
Damit würde sich die bisherige Systematik erheblich verändern: Für die betroffenen Unternehmen wäre die Entscheidung zwischen elektronischer Kasse und offener Ladenkasse künftig grundsätzlich nicht mehr frei.
Der vorliegende Fachbeitrag zum Referentenentwurf weist zudem darauf hin, dass Befreiungsmöglichkeiten für besondere Härtefälle vorgesehen sind und weitere Ausnahmen durch Rechtsverordnung geregelt werden sollen.
Wichtig: Bei diesen Regelungen handelt es sich derzeit um einen Referentenentwurf. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Unternehmen sollten die geplante Umsatzgrenze und weitere Einzelheiten deshalb noch nicht wie bereits geltendes Recht behandeln.
Papierbon soll gleichzeitig verschwinden
Der Gesetzgeber verbindet die geplante Kassenpflicht mit einer weiteren Änderung.
Die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht soll nach dem Referentenentwurf zum 1. Januar 2027 vollständig abgeschafft und durch eine Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Gleichzeitig sind weitere Maßnahmen vorgesehen, mit denen Steuerhinterziehung und Manipulationen bei Kasseneinnahmen erschwert werden sollen. (Bundesministerium der Finanzen)
Der politische Ansatz ist damit erkennbar: weniger Papier, gleichzeitig aber eine stärkere digitale und technisch abgesicherte Erfassung der Kassenvorgänge.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Unternehmen mit Bargeschäften sollten nicht darauf warten, ob und in welcher endgültigen Form die Kassenpflicht beschlossen wird.
Wer derzeit eine offene Ladenkasse nutzt, sollte bereits heute überprüfen, ob die Kassenführung tatsächlich kassensturzfähig und für einen außenstehenden Prüfer nachvollziehbar ist. Insbesondere muss erkennbar bleiben, wie die jeweiligen Tageseinnahmen ermittelt wurden.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei tägliche Kassenaufzeichnungen, Bargeldbestände, Entnahmen und Einlagen sowie die Übereinstimmung zwischen den dokumentierten Einnahmen und den tatsächlichen betrieblichen Abläufen.
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz in der Nähe oder oberhalb der vorgesehenen 100.000-Euro-Grenze sollten darüber hinaus beobachten, wie das Gesetzgebungsverfahren zur Kassenpflicht weiter verläuft. Wer ohnehin über die Anschaffung oder Erneuerung eines Kassensystems nachdenkt, sollte die geplanten gesetzlichen Anforderungen bereits in seine Investitionsentscheidung einbeziehen.
Fazit: Die offene Ladenkasse wird zum Risikofaktor
Das BFH-Urteil vom 25. März 2026 zeigt deutlich: Eine offene Ladenkasse ist kein rechtsfreier Raum. Wer sich für diese Form der Kassenführung entscheidet, muss gewährleisten können, dass die Ermittlung seiner Bareinnahmen auch nachträglich nachvollziehbar bleibt.
Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, drohen Schätzungen durch die Finanzverwaltung. Gleichzeitig stellt der BFH klar, dass auch eine solche Schätzung methodisch nachvollziehbar und möglichst nah an den tatsächlichen Verhältnissen des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet sein muss.
Mit der geplanten Kassenpflicht kommt nun eine zweite Entwicklung hinzu. Sollte das Vorhaben in der vorgesehenen Form Gesetz werden, könnte die offene Ladenkasse für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze weitgehend der Vergangenheit angehören.
Für Unternehmer lautet die Konsequenz deshalb: Kassenführung jetzt überprüfen und die weitere Gesetzgebung aufmerksam verfolgen.
FRTG Essen Steuerberatungsgesellschaft mbH
Hinweis: Der Beitrag berücksichtigt den Stand des Gesetzgebungsverfahrens vom September 2026. Die geplante Kassenpflicht ist zum Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht geltendes Recht.